Règlement intérieur ASPEN validé lors de la réunion du conseil d’administration du 13 avril 2019 et adopté par l’assemblée générale extraordinaire du 7 août 2019.
Article 1 – Agrément des nouveaux membres.
Tout nouveau membre est agréé par le conseil statuant à la majorité de tous ses membres.
Le conseil statue lors de chacune de ses réunions sur les demandes d’admission présentées sur la base du bulletin d’adhésion.
Article 2 – Démission – Exclusion – Décès d’un membre
1. La démission doit être adressée au président du conseil par lettre recommandée. Elle n’a pas à être motivée par le membre démissionnaire.
2. Comme indiqué à l’article 8 des statuts, l’exclusion d’un membre peut être prononcée par le conseil pour motif grave. Sont notamment réputés constituer des motifs graves :
– une condamnation pénale pour crime et délit
– toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’association ou à sa réputation.
En tout état de cause, l’intéressé doit être mis en mesure de présenter sa défense, préalablement à la décision d’exclusion.
La décision d’exclusion est adoptée par le conseil statuant à la majorité des deux tiers des membres présents.
3. En cas de décès d’un membre, les héritiers ou les légataires ne peuvent prétendre à un quelconque maintien dans l’association.
Article 3 – Cotisations
La cotisation est versée au titre de l’année calendaire (du 1er janvier au 31 décembre).
L’appel des cotisations est réalisé une fois par an. Le secrétaire envoie à chacun des adhérents en mars le bulletin d’adhésion auquel est joint le reçu fiscal du versement de l’année précédente.
La cotisation annuelle versée à l’association est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.
En cas de demande d’adhésion en cours d’année, la cotisation est perçue au titre de l’année suivante à moins que le nouvel adhérent ne souhaite cotiser sur l’année en cours.
Le secrétaire remet après l’assemblée générale au conseil d’administration la liste des adhérents n’ayant pas renouvelé leur cotisation. Le conseil prononce la radiation des membres concernés.
Article 4 – Affiliations
L’affiliation à d’autres associations, unions ou regroupements fait l’objet d’un rapport établi par un ou plusieurs membres du conseil présentant le projet ainsi que les bénéfices/risques pour l’association. Le conseil approuve à la majorité des deux tiers.
Article 5 – Assemblées générales – Modalités applicables aux votes
1. Votes des membres présents
Une feuille de présence est remplie avant l’ouverture de l’assemblée générale par le président.
Les membres présents votent à main levée sauf en ce qui concerne l’élection des membres du conseil d’administration. Toutefois, un scrutin secret peut être demandé par le conseil ou par 20% des membres présents.
2. Votes par procuration
Comme indiqué à l’article 11 des statuts, si un membre de l’association ne peut assister personnellement à une assemblée, il peut s’y faire représenter par un mandataire dans les conditions indiquées audit article, cedans la limite de 3 pouvoirs.
3. Dépouillement des votes
Deux scrutateurs non membres du conseil désignés par l’assemblée procèdent au dépouillement des scrutins dont les résultats sont annoncés aussitôt qu’ils sont connus sous la réserve toutefois de la vérification par le conseil de la régularité des opérations.
Article 6 – Conseil d’administration.
1. Conflit d’intérêt
Tout membre du conseil d’administration, en situation de conflit d’intérêt sur tout sujet débattu en réunion du conseil a l’obligation de porter cette situation à la connaissance du conseil.
Il s’abstient de voter sur toute résolution portant sur ledit sujet.
2. Election du bureau
Le renouvellement du conseil intervenant par tiers lors de l’assemblée générale annuelle, un conseil se réunit immédiatement après celle-ci afin de réélire l’ensemble du bureau au scrutin secret.
3. Candidat administrateur
Le conseil d’administration a la faculté d’accueillir par cooptation un candidat au poste de membre du conseil dès lors qu’un de ses membres a exprimé le souhait de démissionner ou de ne pas se représenter à la prochaine élection en assemblée générale.
Le conseil d’administration fixe la date limite de réception des candidatures en même temps que l’appel des cotisations.
Le candidat administrateur, durant la période précédant son élection, est accueilli aux réunions du conseil sans participation aux votes de ce dernier, sauf s’il remplace un membre du bureau.
4. Réunions du conseil
L’ordre du jour, proposé par le président, est au besoin complété par les membres du conseil. Il se compose de la liste des points à débattre ainsi que de projet de résolutions objet d’un vote en réunion.
La convocation est adressée par courrier électronique au moins 10 jours avant sa tenue : elle détaille l’ordre du jour, les projets de résolutions et est accompagnée de tous les documents nécessaires à la prise de connaissance des points inscrits à l’ordre du jour.
Le lieu de réunion est proposé par le président ; les membres du conseil indisponibles ont la faculté soit de se faire représenter par un autre membre au moyen d’un pouvoir soit de participer par vidéoconférence à la réunion, si cela est techniquement possible.
Le président assisté par le secrétaire veille à ce que le temps de la réunion soit valablement réparti afin que l’ensemble des points à l’ordre du jour soient débattus.
Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés, la voix du président étant prépondérante en cas de partage des voix ; les votes se font à main levée, mais le scrutin secret est de droit, même s’il est demandé par un seul membre.
Article 7 – Indemnités de remboursement.
Seuls les administrateurs et membres élus du bureau, peuvent prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de leurs fonctions et sur justifications. Ce remboursement ne pourra intervenir qu’à la condition que le conseil se soit au préalable prononcé en faveur de l’engagement de ces dépenses.
Article 8 – Commission de travail.
Des commissions de travail peuvent être constituées par décision du conseil d’administration. Ces commissions sont constituées sur la base de thématiques ou de projets. Elles réunissent un nombre réduit d’administrateurs qui ont la faculté de s’adjoindre les conseils de membres qui ont fait part de leur intérêt sur le sujet traité ou qui disposent d’une expertise. Chaque commission nomme en son sein un rapporteur, administrateur ou simple membre, qui rend compte au conseil d’administration.
Les projets font l’objet d’un calendrier prévisionnel et sont présentés lors des réunions du conseil d’administration.
Article 9 – Protection des données personnelles.
Une donnée à caractère personnel est une information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique.
L’association et les membres du conseil d’administration :
– s’engagent à respecter la vie privée des membres ainsi que de l’ensemble des tiers avec lesquels ils interagissent.
– prennent l’engagement de protéger la confidentialité et la sécurité des données confidentielles et personnelles qu’ils détiennent conformément aux lois et règlements en vigueur.
Les personnes physiques concernées ont un droit de contrôle sur la collecte, l’utilisation et le stockage des données personnelles que l’association recueille.
– ne doivent utiliser les données dans un but défini et légitime et ne les conserver que pendant la durée nécessaire à la finalité du traitement pour lequel elles sont recueillies et en conformité avec la réglementation applicable.
Article 10 – Modification du règlement intérieur
Le présent règlement intérieur pourra être modifié par le conseil puis adopté lors de la prochaine assemblée générale ordinaire.
Jean-Luc Bourgeois Jean-Paul Halbert
Président Secrétaire